Wichtige Meeting-Elemente
Effiziente und wertschätzende Meetings erfordern eine solide Vorbereitung und Durchführung. Hier sind die wichtigsten Voraussetzungen, die dafür sorgen, dass Meetings produktiv und respektvoll ablaufen:
1. Meetingziel
Klare Zielsetzung: Jedes Meeting sollte ein klares Ziel haben, das allen TeilnehmerInnen idealerweise vorab kommuniziert wird. Es ist entscheidend, dass alle wissen, worauf das Meeting hinauslaufen soll – sei es eine Entscheidung, ein Brainstorming oder die Informationsweitergabe.
2. Vorbereitung der TeilnehmerInnen
Informierte und vorbereitete TeilnehmerInnen: Alle TeilnehmerInnen sollten über die Agenda und das Ziel des Meetings informiert sein und sich auf die Themen vorbereitet haben. Dies fördert produktive Diskussionen und vermeidet Zeitverschwendung.
3. Agenda
Strukturierter Ablaufplan: Eine gut vorbereitete Agenda ist das Rückgrat eines Meetings. Sie enthält alle wichtigen Themen, die besprochen werden sollen, und sorgt dafür, dass nichts Wesentliches übersehen wird. Die Agenda sollte, wenn möglich, vorab an alle TeilnehmerInnen verteilt werden, damit sich jedeR vorbereiten kann.
4. Rahmen & Zeit
Klare Regeln und Struktur: Der Rahmen eines Meetings definiert, wie das Meeting abläuft, welche Regeln gelten (z.B. Redezeiten, Umgang mit Einwänden) und was von den TeilnehmerInnen erwartet wird. Dies schafft Verbindlichkeit und fördert die Effektivität.
Zur Struktur gehört auch das Zeitmanagement: Effiziente Meetings haben klare Zeitvorgaben für Beginn, Ende und die Dauer der einzelnen Tagesordnungspunkte. Dies hilft, den Fokus zu bewahren und sorgt dafür, dass das Meeting pünktlich abgeschlossen wird.
Timeboxing ist ein sehr zentrales Gestaltungs-Element für Meeting-ModeratorInnen. Redezeiten festzulegen hilft, VielrednerInnen Grenzen zu setzen und solchen, die eher weniger sagen, Möglichkeiten zu bieten.
5. Funktionierende Technik
Technische Zuverlässigkeit: Ob es sich um Videokonferenztools, Präsentationstechnik oder andere technische Mittel handelt – funktionierende Technik ist ein Muss. Vorabtests und technische Unterstützung während des Meetings verhindern Verzögerungen und Unterbrechungen.
Meeting Facilitation Training für menschliche & effiziente Meetings
Dass Meetings effizient, klar, lösungsorientiert und gleichzeitig wertschätzend ablaufen, ist wichtiger denn je. In unserem Meeting Facilitation Training lernen Meeting-Facilitators und -ModeratorInnen, Meetings effizient und psychologisch sicher zu gestalten und zu moderieren.
6. Belegte Rollen
Verantwortlichkeiten: Wichtige Rollen wie Moderation (hier gibt es mehr über die Rolle der Meeting-ModeratorIn), Protokollführung und EnergiewächterIn sollten im Vorfeld klar zugewiesen sein. Die Moderation sorgt für einen reibungslosen Ablauf, die Protokollführung dokumentiert wichtige Punkte und Entscheidungen, und der EnergiewächterIn achtet auf die Stimmung und Energie im Raum. Weitere, auf die Bedürfnisse des Teams oder der Organisation angepasste Rollen, sind immer möglich.
7. Teilnehmenden-Kreis
Relevante Beteiligte: Nur die Personen, die tatsächlich einen Beitrag zum Thema leisten können oder von den Ergebnissen betroffen sind, sollten eingeladen werden. Dies verhindert unnötige TeilnehmerInnen und erhöht die Effizienz. Wenn Teilnehmende während des Meetings feststellen, dass ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, sollten sie das im Meeting thematisieren und gehen, wenn auch die anderen dieser Meinung sind.
8. Check-In, Check-Out…
..sind wichtig zum Ankommen im Meeting und zur Reflexion danach.
Check-In-Möglichkeiten sind bspw. „Wie geht es Dir gerade?“, „Was war Dein Wochen-Highlight? oder „Auf einer Skala von 1 bis 10 – wie hoch ist Deine Energie?“. Kombinieren kann man das mit einer gemeinsamen Atemübung oder Stille.
Check-Out-Möglichkeiten sind bspw. „Wie geht es Dir jetzt?“, „Was nimmst Du mit?“, „Wofür bist Du dankbar?“ oder „Auf einer Skala von 1 bis 5 – wie sinnvoll war Deine investierte Zeit?“ (=ROTI / Return on time invested)
8. Offene Kommunikation
Respektvoller Austausch: Eine Atmosphäre, die offene und respektvolle Kommunikation fördert, ist essenziell. JedeR TeilnehmerIn sollte sich trauen, seine Meinung zu äußern, ohne unterbrochen oder abgewertet zu werden. Verständliche Kommunikationsregeln, die für alle transparent sind und die die Teilnehmenden auch mitbestimmen können, können helfen.
Ein Beispiel: „Tiefes Zuhören // JedeR spricht für sich: Direkt und explizit // Neu schauen – Vorurteile beiseite stellen // Wertschätzung // Unterstützung & Herausforderung // Identität aller schützen // Wir sind FÜReinander“
9. Flexibilität
Anpassungsfähigkeit: Ein gutes Meeting lässt Raum für Anpassungen, wenn unvorhergesehene Themen auftauchen oder zusätzliche Diskussionen nötig werden. Die Moderation sollte in der Lage sein, die Agenda flexibel zu handhaben.
10. Nachbereitung
Klare Follow-ups: Nach dem Meeting sollte ein Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen, Entscheidungen und To-Dos erstellt und verteilt werden. Klare Verantwortlichkeiten und Fristen für die Umsetzung der besprochenen Maßnahmen sichern den Erfolg des Meetings.
Hintergrund
Meetingtypen und -häufigkeiten
Braucht Ihr Unterstützung, um Meetings effizienter zu gestalten? Sprecht uns gern an.
Ihre Ansprechpartner*Innen – gern per DU
Heiner Diepenhorst
Teamentwicklung, Faciliation, Organisations-Aufstellung, New Work, Führungskräfte-Entwicklung, Ausbildung
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Einige Referenzen
