6 Tipps: Wie kann ich Meetings effizienter gestalten?
Meetings sind ein fester Bestandteil des Berufsalltags, können die TeilnehmerInnen aber schnell frustrieren und demotivieren, wenn sie zäh und nicht zielführend sind.
MitarbeiterInnen in Deutschland sehen nur 53,4 % ihrer Meetings als „gute Nutzung der Arbeitszeit“ an, das ergab eine Studie von Spiegel Online.
Dabei sind Meetings, egal ob offline oder online, immer häufiger das Format für die Zusammenarbeit in Teams. Sie helfen, Planungen und Entwicklungen einzelner Projekte zu koordinieren und Entscheidungen zu treffen.
Welche Punkte sind also wichtig?
6 Tipps für effektive & effiziente Meetings
1. Art des Meetings festlegen
Ein effizientes Meeting beginnt mit der Vorbereitung, denn Meeting ist nicht gleich Meeting. Ist die anstehende Besprechung eher operativer, struktureller, strategischer oder zwischenmenschlicher Natur? (siehe grüne Felder in der Grafik). Sich dessen bewusst zu sein hilft, die Intention des Meetings im Auge zu behalten und die Zielgruppe zu definieren.
2. Zielgruppe bewusst eingrenzen & Rollen verteilen
Nicht jede Person muss bei jedem Meeting anwesend sein. Überlege dir, wer für dieses Meeting einen wichtigen Beitrag leisten kann und wer im Nachgang asynchron abgeholt werden kann. Teilt die Rollen im Meeting gemeinsam auf und rotiert diese regelmäßig in den kommenden Meetings. Ernenne einE ModeratorIn, einE ProtokollschreiberIn, einE ZeithüterIn und einE SpannungsmangerIn. Die klare Aufgabenverteilung unterstützt die Struktur und Effizienz des Meetings.
Meeting Facilitation Training für menschliche & effiziente Meetings
Dass Meetings effizient, klar, lösungsorientiert und gleichzeitig wertschätzend ablaufen, ist wichtiger denn je. In unserem Meeting Facilitation Training lernen Meeting-Facilitators und -ModeratorInnen, Meetings effizient und psychologisch sicher zu gestalten und zu moderieren.
3. Kommunikationskanal auswählen
Wähle für effizientere Meetings einen geeigneten Kommunikationskanal für das jeweilige Thema. Meetings vor Ort fördern die Kreativität und das Teambuilding. Online-Meetings ermöglichen es, Abstimmungen und To-Dos schnell und von verschiedenen Orten aus zu erledigen. Stellt bei Onlinemeetings im Vorfeld sicher, dass alle Teilnehmenden Zugang zum Tool haben.
4. Zeitrahmen für effizientere Meetings bewusst definieren
Ein dreistündiges Meeting ohne Pause ist kein effizientes Meeting. Kürzere Meetings, oft 30 – 60 Minuten, fördern die Konzentration und beugen Ermüdungserscheinungen vor. Bei längeren Meetings sollten unbedingt Pausen eingeplant werden.
5. Klare Agenda setzen
Durch eine klar festgelegte Agenda bringst du Struktur in das Meeting. Wenn du die Agenda mit Zielen und Hauptpunkten im Vorhinein verschickst, können sich die MitarbeiterInnen schon konkret vorbereiten und das Meeting bleibt fokussiert und zielgerichtet. Raum für persönlichen Austausch auf der Agenda lockert die Stimmung auf und unterstützt das Teamgefühl. Für ein effizientes Meeting empfiehlt es sich, diesen Teil bewusst an den Anfang oder an das Ende zu stellen.
6. Meeting dokumentieren
Für effizientere Meetings und Besprechungen dokumentiert die wichtigsten Ergebnisse und stellt das Protokoll den Teilnehmenden zeitnah zur Verfügung. So können sie direkt daran anknüpfen und Aufgaben umsetzen. Damit ist das Meeting nicht nur effizient gestaltet, sondern auch wirklich nachhaltig effizient.
Braucht Ihr Unterstützung, um Meetings effizienter zu gestalten? Sprecht uns gern an.
Wollt ihr lernen, Meetings effizient und menschlich zu moderieren? Unser Meeting-Facilitation-Training gliedert sich in drei Themenfelder. Diese gewichten wir je nach Anfrage und Bedürfnissen der Gruppe beziehungsweise der Organisation in Absprache mit den Auftraggebenden.
Zum Auf- und Zuklappen auf die Überschriften klicken.
Feld I – Voraussetzungen für menschliche und effiziente Meetings: Meeting-Struktur
In unserem Moderationstraining lernen die Teilnehmenden, wie ein erfolgreiches und effizientes Meeting aufgebaut ist und es idealerweise abläuft. Dazu gehören u.a.
- ein Meetingziel bzw. einen Meeting-Purpose, der allen bekannt ist und dem alle folgen wollen,
- eine Agenda, die zum Ziel des Meetings passt. Hier wiederum kann es geplante vorgegebene und spontan besprochene Teile geben,
- eine Priorisierung der verschiedenen Agenda-Punkte,
- ein klarer Rahmen, Zeitangaben, funktionierende Technik und dass alle notwendigen Rollen belegt sind (z. B. DokumentarIn, EnergiewächterIn usw.),
- ein passendes Ankommen (Check-In) und Rausgehen (Check-Out – siehe bspw. ROTI)
- Kommunikationsregeln, die für alle verständlich und ok sind,
- Entscheidungsregeln und Delegationsstufen (wonach wird entschieden? Wer muss zu bestimmten Themen einbezogen werden? Wer hat die Letzt-Verantwortung? Usw.),
- Übrigens: Zur Struktur gehört auch, dass allen Teammitgliedern klar ist, was die Moderationsrolle beinhaltet, was sie darf und was nicht. Daher beschäftigen wir uns im Training auch mit den Voraussetzungen und der der Einführung einer wirksamen Moderationsrolle.
Feld II Voraussetzungen für menschliche und effiziente Meetings: Moderation & Kommunikation
Sind Struktur und Rahmen gesetzt, kann es losgehen. Im Verlauf von Meetings und Besprechungen kommt es auf die kommunikativen Fähigkeiten der ModeratorInnen an. Auch diese werden im Training interaktiv und an praktischen Beispielen eingeübt. Dazu gehören:
- Spannungen und Fragestellungen zu der Person zurückzumoderieren, die diese eingebracht hat („Was brauchst Du?“),
- ein Thema nach dem anderen durchzugehen (vs. viele Themen auf einmal) und dabei immer wieder zu den relevanten Punkten zurückzukommen,
- Gehörtes zusammenzufassen,
- Lösungen und nächste Schritte einzufordern,
- verschiedene (offene und geschlossene) Fragetechniken anzuwenden,
- behutsam auf Störungen einzugehen und mit dem Team gemeinsam zu checken, ob jetzt eine Störung bearbeitet oder das Meetingziel weiterverfolgt werden soll,
- Menschen, die weniger sprechen, zu ermuntern und Menschen, die (zu viel) sprechen, wertschätzend zu zügeln,
- respektvoll und klar zu kommunizieren sowie
- die eigene Stimme und den Körperstatus zu erkennen und beide flexibel variieren zu können.
Feld III – Voraussetzungen für menschliche und effiziente Meetings: Prozess und Achtsamkeit
Wie innen, so außen – dieser Grundsatz gilt für alles, was wir im Leben tun. Mit anderen Worten: Wir können nur das im Außen unterstützen, was wir auch in uns unterstützen. Und was wir innerlich ablehnen, werden wir auch äußerlich sabotieren. Diese Grundsätze beachtend, fokussieren wir im Meeting Facilitation Training auch auf die innere Arbeit der ModeratorInnen. Es wird darum gehen,
- eigene innere Gedanken und Gefühle, z. B. bezüglich Meeting-Themen oder Störungen oder Verhalten von Meeting-Teilnehmenden, besser wahrzunehmen,
- bewusst und achtsam zu entscheiden, was der sinnvolle nächste Schritt ist,
- Meeting-Inhalte und Gruppen-Prozesse voneinander unterscheiden zu können und mit beidem umgehen zu können
- eine innere Balance zwischen Zuhören und Laufenlassen auf der einen Seite sowie aktivem Reingehen und Intervenieren auf der anderen Seite zu kultivieren und den Mut zu stärken, beides anwenden zu können – auch, wenn Besprechungs-TeilnehmerInnen andere Ideen dazu haben.
Ihre Ansprechpartner*Innen – gern per DU
Katja Groß
Feedback-Training, Kommunikation und Teamentwicklung
Marco Spee
Facilitation Ausbildung, Team- und Führungskräfteentwicklung, Teamcoaching, New Work Beratung
Mareike gr. Darrelmann
Teamentwicklung, Teamcoaching, Konfliktbegleitung, New Work Beratung, Faciliation
Marius Hansa
Teamentwicklung, Organisations-Aufstellung, Führungskräfteentwicklung, Werteentwicklung
Caroline Hess
Teamentwicklung, Teamcoaching, Leadership, New Work Beratung, Achtsamkeit
Franziska Dittrich
Teamentwicklung, Teamcoaching, Führungskräfteentwicklung, New Work Beratung, Achtsamkeit
Alexandra Feichtner
Team- und Organisationsentwicklung, Workshopfacilitation, New Work & Agilität
Deutschlandweit
Teamentwicklung, Faciliation, Organisations-Aufstellung, New Work, Führungskräfte-Entwicklung, Ausbildung
Einige Referenzen
