Zeitmanagement-Methoden
Zeitmanagement-Methoden für ein besseren Umgang mit der Zeit
In vielen Organisationen nimmt das Arbeitspensum zu. Eine Vielzahl an Aufgaben bei limitierter Zeit erfordert ein gutes Zeitmanagement. Hier sind drei Methoden zum Zeitmanagement, die dir helfen, deine Aufgaben zu priorisieren und deine Zeit besser einzuteilen!
1. Aufgaben priorisieren mit der Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zur Einteilung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Felder. Was ist zuerst zu tun? Was ist geplant? Was soll delegiert und was gelöscht werden? Die Unterscheidung zwischen dringend und wichtig hilft dir dabei, herauszufinden, welche Aufgaben du direkt angehen solltest und welche eventuell auch von anderen Teammitglieder erledigt werden können.
2. Priorisierung (um)setzen mit 4 Fragen nach Cordula Nussbaum
Schreibe dir als weitere Zeitmanagement Methode zuerst alle offenen Aufgaben auf. Den Aufgabenspeicher kannst du nutzen, um dir immer wieder mal die folgenden Fragen zu stellen:
- Wo brennt es, wenn ich es nicht tue?
- Wo kann jemand weiterarbeiten, wenn ich diese Aufgabe jetzt erledige?
- Worauf habe ich gerade am meisten Lust?
- Worauf habe ich gerade am wenigsten Lust? („Eat the frog” First thing in the morning!)
Die Methode ist besonders bei dynamischen Abläufen hilfreich, wenn sich Prioritäten schnell ändern, oder du eher ein kreativer Arbeitstyp bist.
3. Tagespläne erstellen mit der ALPEN-Methode
Die dritte Methode zum Zeitmanagement hat weniger mit Bergen zu tun. Mit der ALPEN-Methode für Zeitmanagement kannst du effiziente Tagespläne erstellen und deine Arbeitsorganisation verbessern. Alpen steht bei der Methode für:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Für ein besseres Zeitmanagement ist die Einplanung von genügend Pufferzeit das A und O! In der Arbeitspsychologie ist die 60/40 Regel populär. Nach dieser Regel solltest du nur bis zu 60 % der Arbeitszeit verplanen. Dadurch verbleibt ausreichend Zeit, um in den restlichen 40% unerwartete und spontane Aufgaben übernehmen zu können.
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